Neuer Mitarbeiter auf dem Hof: Wie KI bei der Einweisung von Personal Zeit spart und Sicherheit bringt

Wenn Einweisungen zur Daueraufgabe werden

Auf einem Milchviehbetrieb in der Uckermark startet Anfang März ein neuer Mitarbeiter im Zwei-Schicht-System. Die Betriebsleiterin erklärt zum wiederholten Mal den Start der Melkanlage, das Spülen und die wichtigsten Sicherheitsregeln – und merkt mal wieder, dass ihr dafür eigentlich die Zeit fehlt.

Ähnlich sieht es auf einem Ackerbaubetrieb im Oderbruch aus: Vor der ersten Schnittsaison muss ein Frontmähwerk an den Schlepper angebaut werden, die passenden Zapfwellendrehzahlen und Hydraulikfunktionen müssen sitzen. Wer da nur auf mündliche Einweisung setzt, riskiert Fehlbedienung – bis hin zu gefährlichen Situationen.

Gleichzeitig sind Betriebe mit Beschäftigten rechtlich verpflichtet, Gefährdungsbeurteilungen zu erstellen und regelmäßige, dokumentierte Unterweisungen durchzuführen. In der Praxis bedeutet das: Der Betrieb muss nachweisen können, dass Mitarbeiter eingewiesen wurden – etwa an der Melkanlage, bei der Feldarbeit oder im Umgang mit Gefahrstoffen.

Alltagssicht: Wissen im Kopf, Zettel im Ordner

In vielen Betrieben steckt das praktische Wissen in den Köpfen einiger weniger Personen. Der Altenteiler weiß genau, welche Eigenheiten die alte Kreiselegge hat, die Betriebsleiterin kennt jede Schraube im Melkstand – aber schriftlich ist vieles nur bruchstückhaft festgehalten.

Daraus resultieren nicht selten diese Probleme im Alltag:

• Bedienungsanleitungen liegen als dicke Ordner im Büro und werden im Stress selten aufgeschlagen.

• Eigene Notizen kleben am Schaltschrank, sind veraltet oder schwer lesbar.

• Einweisungen werden zwar gemacht, aber nur kurz in einer Liste abgezeichnet – ohne klare Inhalte oder standardisierte Schritte.

Hinzu kommt der Druck durch Arbeitsschutz und Versicherungsträger: Unterweisungen müssen dokumentiert sein, Inhalte nachvollziehbar und für Beschäftigte verständlich formuliert. Gerade auf Betrieben mit Saisonarbeitskräften, Quereinsteigern oder wechselnden Aushilfen wird die Einweisung damit zur Daueraufgabe, die viel Zeit bindet und trotzdem nicht immer ganz sauber abläuft.

KI-Lösung: Anleitungs-Geselle im Hintergrund

KI (Künstliche Intelligenz) bezeichnet Anwendungen, die aus vorhandenem Text neues, zusammenhängendes Textmaterial erzeugen – etwa in Form von Anleitungen, Checklisten oder Erklärungen. Für die Einweisung von Mitarbeitern kann eine KI-Lösung wie Landwirt.ai aus Handbüchern, Betriebsanweisungen und eigenen Notizen saubere Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen, die sich an den Wissensstand der Mitarbeiter anpassen lassen.

Konkret bedeutet das:

• Die KI „liest“ vorhandene Dokumente (PDF-Handbuch, Word-Datei, Betriebsanweisung).

• Daraus formulieren sie klare Arbeitsabläufe, zum Beispiel „Anbau Mähwerk“, „Melkanlage starten und spülen“ oder „Beregnung einstellen und kontrollieren“.

• Je nach Zielgruppe kann die Anleitung detaillierter oder kompakter erstellt werden – etwa ausführlich für Berufseinsteiger, stichpunktartig für erfahrene Fachkräfte.

Wichtig ist: Die KI nimmt niemandem die Verantwortung ab. Die rechtliche Verantwortung für den Arbeitsschutz, die korrekten Einweisungen und den sicheren Betrieb von Technik bleibt immer beim Betriebsleiter oder der Betriebsleiterin. 

Konkrete Einsatzbereiche von KI beim Erstellen von Unterlagen für die Einweisung neuer Mitarbeiter

Anbau eines Mähwerks: Vom „Pi mal Daumen“ zur eindeutigen Checkliste

Ein Gemischtbetrieb im Havelland setzt jährlich mehrere Aushilfen im Grünland ein. Der Anbau des Frontmähwerks wird oft „kurz am Hof“ erklärt, Kleinigkeiten wie die Stellung der Entlastungsfedern oder das korrekte Ankuppeln der Oberlenkeraufnahme gehen dabei schnell unter.

Die Aufgabe an die KI lautet: „Schreibe eine Anleitung für den Anbau eines Mähwerks.“

Oder – als Empfehlung – etwas detaillierter:

„Erstelle eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Anbau eines Frontmähwerks an einen 100-PS-Schlepper auf einem Gemischtbetrieb im Havelland. Nutze als Grundlage die Betriebsanleitung von Hersteller X, Typ Y (PDF wurde hochgeladen). Die Anleitung ist für Berufseinsteiger, sie soll auf Arbeitssicherheit, Hydraulikanschlüsse und Kontrolle der Zapfwellendrehzahl eingehen. Schreibe in klaren, kurzen Schritten und füge am Ende eine Checkliste „Vor dem Losfahren“ hinzu.

In der Praxis zeigt sich oft: Je genauer der Betrieb die Situation beschreibt, desto brauchbarer ist das Ergebnis.

Aus einem solchen Prompt kann eine KI eine nachvollziehbare Abfolge erstellen – vom Abstellen des Schleppers über das Ankuppeln bis zur Sichtkontrolle vor der Abfahrt.

Melkanlage bedienen: Einweisung standardisieren, Fehler vermeiden

Auf vielen Milchviehbetrieben in Brandenburg wie auch bundesweit arbeiten feste Mitarbeiter, Aushilfen und gelegentlich Fremdfirmen nebeneinander. Gerade bei der Melktechnik ist ein sicherer, hygienischer und tierschonender Ablauf entscheidend – gleichzeitig müssen Vorgaben der Molkerei und der Arbeitssicherheit eingehalten werden.

Also wird der KI gesagt: „Bitte Anleitung für Melkanlage schreiben.“ Der Nachteil eines solch allgemeinen „Befehls“ (in der Fachsprache: „Prompt“): Die KI weiß weder, ob es um einen Fischgrätenmelkstand, einen Side-by-Side-Stand oder einen Melkroboter geht, noch um welche Aufgaben es genau geht.

Eine deutlich zuverlässigere Anleitung liefert eine solche Anfrage in der KI-Anwendung:

„Erstelle eine verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bedienung eines 2×8-Fischgrätenmelkstands auf einem Milchviehbetrieb in der Lausitz mit 120 Kühen. Grundlage sind unsere vorhandenen Betriebsanweisungen und die Herstelleranleitung (Hochladung). Zielgruppe sind neue Mitarbeiter mit Grundkenntnissen in der Tierhaltung, die noch nicht mit dieser Anlage gearbeitet haben. (…)“

Sie können die Inhalte noch spezifischer vorgeben: „(…) Fokus: Anlage starten, Vorbereitung der Kühe, Ansetzen der Melkbecher, Abnahme, Spülprogramm, Grundregeln zur Arbeitssicherheit und Hygiene. Formuliere kurze Sätze, arbeite mit Nummern und Stichpunkten, und ergänze am Ende eine Fehlerliste mit typischen Störungen und ersten Maßnahmen.“

So entsteht eine standardisierte Einweisung für „KI in der Tierhaltung“ im Bereich Melken. Diese kann ausgedruckt im Milchhaus hängen und zusätzlich als PDF auf einem Tablet verfügbar sein.

Beregnungsanlage einrichten: Überblick behalten in heißen Sommern

In den leichten Böden der Prignitz oder im Oderbruch wird Beregnung zunehmend wichtig. Hier müssen Mitarbeiter wissen, wie Druck, Fahrgeschwindigkeit und Sektoreneinstellungen zusammenhängen, um weder Flächen zu versaufen noch zu unterversorgen.

Schlechter Prompt: „Mach eine Anleitung für die Beregnung.“ Die KI kann ohne weitere Angaben kaum betriebsnahe Empfehlungen formulieren.

Ein besseres Ergebnis liefert diese Anfrage:

„Erstelle eine praxisnahe Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Einrichten und Überwachen einer Trommelberegnungsanlage auf einem Ackerbaubetrieb in der Prignitz mit leichten Sandböden. Grundlage: unsere Notizen zu Mindestdruck, Schlauchlänge, Düsendurchmesser und die Herstellerangaben (PDF). (…)

Zielgruppe: erfahrene Mitarbeiter, die die Technik schon gesehen haben, aber noch keine klare Übersicht über alle Einstellungen haben. Bitte: Inhaltsverzeichnis, danach Stichpunkte mit den wichtigsten Einstellungen und eine Checkliste für Kontrollen während des Laufens. Berücksichtige, dass die Internetverbindung auf dem Schlag nicht immer stabil ist – die Anleitung soll daher auch als ausdruckbare Kurzfassung taugen.“

Hier zeigt sich ein typisches Problem vieler Schläge in Brandenburg: Die Mobilfunkabdeckung ist lückenhaft, auf etwa 12 Prozent der Fläche in Brandenburg fehlt ein zeitgemäßer Zugang zum Mobilfunk. Deshalb ist es sinnvoll, KI-Anleitungen so zu erstellen, dass sie offline nutzbar sind – etwa als Ausdruck oder als lokal gespeicherte PDF.

Schritt-für-Schritt starten mit KI-Anleitungen

1. Gerät und Zugang wählen: In den meisten Fällen reicht ein normaler Büro-PC oder ein Laptop im Haus. Auch ein Tablet oder Smartphone kann genutzt werden, solange eine halbwegs stabile Internetverbindung besteht.

2. Unterlagen sammeln: Sinnvoll ist es, zunächst alle relevanten Dokumente zusammenzutragen: Herstellerhandbücher, Betriebsanweisungen, eigene Notizen, eventuell Fotos von Bedienelementen. Wer hier sauber sortiert, spart später Zeit bei der Arbeit mit der KI.

3. Kleines Testthema auswählen: Für den Einstieg eignet sich ein überschaubarer Bereich, etwa „Anbau Frontmähwerk“, „Hochdruckreiniger im Stall“ oder „TMR-Mischwagen befüllen“. So lässt sich testen, ob die KI-Anleitung im Alltag brauchbar ist.

4. Erste Anfragen formulieren: Zunächst einfache, kurze Anfragen an die KI stellen („Erstelle eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für…“). Danach nachbessern: Betriebsgröße, Region, Zielgruppe, Fabrikat, Sicherheitsaspekte ergänzen, wie in den obigen Beispielen gezeigt.

5. Ergebnis kritisch prüfen und anpassen: Die erzeugte Anleitung sollte immer von einer erfahrenen Person im Betrieb gelesen und korrigiert werden. In der Praxis zeigt sich oft, dass die KI meist überraschend gute Ergebnisse liefert, aber eben nicht immer.

Pro-Tipps aus der Praxis

• Zielgruppe klar benennen: Die KI sollte wissen, ob die Anleitung für Auszubildende, Quereinsteiger oder erfahrene Fachkräfte gedacht ist. Je genauer die Beschreibung, desto passender das Sprachniveau.

• Sicherheit immer mit abfragen: Es lohnt sich, in der Anfrage ausdrücklich um Hervorhebung von Gefahrenpunkten, persönlicher Schutzausrüstung und Not-Aus-Funktionen zu bitten. Arbeitssicherheit ist ein Pflichtteil jeder Einweisung und kann so in „KI für Büroarbeit auf dem Hof“ integriert werden.

• Eigene Begriffe und Abläufe einbauen: Viele Betriebe nutzen eigene Bezeichnungen („alter Fendt“, „neuer Stall“, „Beregnung Nordschlag“). Wer der KI diese Begriffe erklärt, bekommt Ergebnisse, die besser zu den Abläufen auf dem eigenen Hof passen.

• Fotos und Skizzen nutzen: Die KI-Anwendungen wie Landwirt.ai können auch Bilder und Grafiken lesen, etwa von Bedienterminals oder Schaltern. So lassen sich Anleitungen erzeugen, die direkt auf die konkrete Maschine im Betrieb passen.

Stolperfallen und Grenzen

Ein Problem ist, dass KI-Anwendungen Fehler machen können. Sie können einzelne Schritte weglassen, Reihenfolgen vertauschen oder Sicherheitsaspekte zu knapp darstellen – deshalb ist eine fachliche Prüfung im Betrieb unverzichtbar.

Rechtlich bleibt klar: Die Verantwortung für den sicheren Betrieb von Maschinen und Anlagen liegt beim Arbeitgeber. Eine KI-Anleitung kann ein nützliches Werkzeug sein, ersetzt aber weder Herstellerangaben noch Schulungen durch Fachkräfte für Arbeitssicherheit.

In ländlichen Regionen wie Teilen der Lausitz oder des Flämings kann die Internetverbindung schwach sein. Wer auf KI setzt, sollte daher darauf achten, Anleitungen lokal zu speichern oder auszudrucken, damit sie auch bei Funklöchern zur Verfügung stehen.

Im Ergebnis bleibt festzuhalten

KI-Lösungen wie Landwirt.ai können die Einarbeitung neuer Mitarbeiter auf landwirtschaftlichen Betrieben deutlich erleichtern: Aus vorhandenen Handbüchern, Betriebsanweisungen und Notizen entstehen verständliche Anleitungen, Checklisten und Unterweisungsunterlagen für den Alltag.

Wichtig bleibt, dass jede KI-Anleitung fachlich geprüft und an den eigenen Betrieb angepasst wird. Richtig eingesetzt, spart KI viel Zeit, macht Wissen verfügbar und erhöht die Sicherheit im Stall, auf dem Feld und auf dem gesamten Hof.